Affärspartners
Saabs affärspartners har en nyckelroll i företagets framgångar. Relationerna bygger på ömsesidig respekt, men samtidigt är det viktigt för oss att hantera de risker som kan uppstå genom våra partners.
Vi hade inte kunnat förverkliga alla våra prestationer och bygga vidare på våra framgångar utan våra affärspartners. Samtidigt inser vi att affärspartners kan utgöra en juridisk risk och ryktesrisk om de inte hanteras korrekt. Därför delar vi in våra affärspartners i fyra kategorier baserat på risk, där varje kategori omfattas av specifika metoder för hantering av korruptionsrisker. Om en affärspartner hamnar i mer än en kategori hanteras den i enlighet med processerna för hantering av korruption för den högsta riskkategorin.
Antikorruption
Kategori 1 består av affärspartners som anlitas för att marknadsföra, främja eller sälja Saabs produkter och tjänster eller för att ge strategisk rådgivning. Detta inkluderar till exempel marknadskonsulter, agenter, lobbyister, strategiska rådgivare, återförsäljare och distributörer. Utnämningen och hanteringen av dessa affärspartners följer en centraliserad och obligatorisk process som syftar till att (i) bedöma affärspartnerns meriter och lämplighet för uppdraget genom due diligence-undersökningar och bakgrundskontroller, (ii) knyta affärspartnern till Saabs förväntningar på antikorruption och efterlevnad genom lämpliga åtaganden i avtalet och (iii) följa upp och kontrollera affärspartnerns resultat och uppförande.
Kategori 2 omfattar huvudentreprenörer, motköpsleverantörer och samarbetspartners. Affärspartners i den här kategorin är föremål för en fördefinierad process med detaljerade krav avseende due diligence-undersökningar, riskbedömning av korruption, engagemang mot mutor och korruption samt pågående övervakning. Processen stöds med specifika verktyg som utvecklats av våra centrala efterlevnadsexperter.
Kategori 3 utgörs av bolagsregistrerade samriskföretag. Bedömningen av samriskpartners samt bolagsstyrning och ledning för samriskföretag följer vår M&A-process. Vi är noga med att samriskföretag inte används för att kringgå de strikta standarder mot mutor och korruption som tillämpas på andra håll i vår verksamhet.
Kategori 4 består av alla affärspartners som inte hamnar i kategori 1, 2 eller 3. Affärspartners i kategori 4 är riskbedömda som en del av den ordinarie verksamheten.
Ett gemensamt mål för hantering av korruptionsrisker för alla kategorier av affärspartners är identifiering och korrekt hantering av varningsflaggor. Utbildning och verktyg görs tillgängliga för att hjälpa våra anställda att identifiera varningsflaggor och veta när de ska hålla utkik efter dem.
Mellanhänder
Mellanhänder är alla affärspartners som ägnar sig åt marknadsföring och försäljning av Saabs produkter och tjänster, eller som bistår i den strategiska utvecklingen eller det politiska sammanhanget för Saabs verksamhet. Exempel är marknadskonsulter, lobbyister, motköpskonsulter och återförsäljare. Mellanhänder bedöms tillhöra den högsta nivån av tredjepartsrisk. De klassificeras därför som kategori 1 och omfattas av en centraliserad introduktionsprocess under ledning av koncernfunktionen för hantering av marknadsnätverk.
Den som vill utse en mellanhand måste förbereda en affärsmotivering och en första bedömning av korruptionsrisk. Därefter måste chefen för den begärande organisationen underteckna handlingarna innan ärendet överlämnas till funktionen för hantering av marknadsnätverk.
Efter godkännande av affärsmotiveringen kommer funktionen för hantering av marknadsnätverk att inleda och genomföra en riskbaserad due diligence-undersökning. Denna omfattar: insamling av information från mellanhanden genom ett due diligence-frågeformulär; screening av mellanhanden mot relevanta databaser; personliga intervjuer och ABC-utbildning och vid behov även instruktioner till specialiserade due diligence-leverantörer. Due diligence-undersökningen är giltig i 2–4 år beroende på risknivå. Enligt avtalsvillkoren kontrolleras mellanhanden kontinuerligt mot relevanta databaser.
Alla kontrakt med mellanhänder bygger på mallar som utvecklats av centrala efterlevnadsexperter. Dessa gäller under begränsad tid (normalt två år) och omfattar tvingande bestämmelser om arbete mot mutor och korruption, rapportering samt revisionstillstånd. Ersättningen ska bygga på objektiva kriterier och vara rimlig och stå i proportion till arbetets omfattning. Om ersättningen omfattar provisionsarbete ska denna begränsas med ett tak.
Människor
Verksamhet som rör affärsmöjligheter med högt värde måste godkännas av Etik- och efterlevnadsstyrelsen. Ersättningen i dessa fall bygger på en beräkningsmodell som tagits fram tillsammans med en internationell advokatbyrå. Etik- och efterlevnadsstyrelsen får också regelbunden statistik och trender som rör mellanhänder.
Saabs internrevision kommer varje år att granska ett urval av mellanhänder för att kontrollera efterlevnaden av processen för hantering av korruptionsrisker och för att uppnå rimlig förvissning om tjänsternas integritet. Resultaten av revisionerna rapporteras till Etik- och efterlevnadsstyrelsen, som beslutar om eventuella korrigerande eller förebyggande åtgärder.
Industripartners och motköp
Huvudentreprenörer, samarbetspartners och motköpsleverantörer anses ha en förhöjd nivå av tredjepartsrisk eftersom de ägnar sig åt att ta hem affärer eller sannolikt kommer att interagera med slutkunden. De klassificeras därför som kategori 2 och omfattas av en obligatorisk process för hantering av korruptionsrisker.
Processen föreskriver insamling av ett due diligence-frågeformulär, verifiering av frågeformuläret gentemot externa databaser och genomförandet av en bedömning av korruptionsrisker. Förutom de sedvanliga uppgifterna om affärspartners, till exempel ägande, förvaltning och mognadsgrad för efterlevnad, tar riskbedömningen upp områden som identifiering och urval, kvalifikationer, användning av tredje part, meritlista och landsrisker. Det finns riktlinjer för att utvärdera betydelsen av identifierade röda flaggor och att rekommendera mildrande åtgärder där så är möjligt.
En affärspartner som klarar processen får genomgå screening och särskild övervakning av arbetet mot mutor. Avtalet ska omfatta ABC-klausuler som bygger på mallar som godkänts av centrala experter på efterlevnad.
Koncernens funktion för industrisamarbete har tilldelats ansvaret att samordna och övervaka alla Saabs motköpsaktiviteter.
Hantering av distributionskedjan
Leverantörer av varor klassificeras antingen som kategori 2 eller kategori 4 beroende på den upplevda korruptionsrisken i samband med relationen. Leverantörer som klassificeras som kategori 2 omfattas av en obligatorisk process för hantering av korruptionsrisker.
Processen föreskriver insamling av ett due diligence-frågeformulär, verifiering av frågeformuläret gentemot externa databaser och genomförandet av en bedömning av korruptionsrisker. Förutom de sedvanliga uppgifterna om affärspartners, till exempel ägande, förvaltning och mognadsgrad för efterlevnad, tar riskbedömningen upp områden som identifiering och urval, kvalifikationer, användning av tredje part, meritlista och landsrisker. Det finns riktlinjer för att utvärdera betydelsen av identifierade röda flaggor och att rekommendera mildrande åtgärder där så är möjligt.
En affärspartner som klarar processen får genomgå screening och särskild övervakning av arbetet mot mutor. Avtalet ska omfatta ABC-klausuler som bygger på mallar som godkänts av centrala experter på efterlevnad.
Alla leverantörer, oavsett kategori, uppmanas att skriva under Saabs uppförandekod för leverantörer. Uppförandekoden för leverantörer innehåller krav avseende antikorruption, affärsgåvor och representation samt intressekonflikter, tillsammans med andra områden som rör hållbarhet. Saab förväntar sig att leverantören använder liknande krav i sin distributionskedja.
Koncernens inköpsfunktion är ansvarig för att samordna och hantera Saabs inköpsverksamhet. Detta sker i enlighet med en upphandlingsprocess som är integrerad i Saabs Global Management System, och som omfattar att bedöma, utvärdera, utse och övervaka leverantörer. Granskningar av leverantörerna planeras i prioritetsordning på årsbasis, beroende på Saabs klassificering av leverantören och leverantörens resultat.
Fusioner och förvärv (M&A)
Transaktioner inom fusioner och förvärv innebär vanligtvis samverkan med parter som är okända eller inte har gjort affärer med Saab tidigare, och om ett företag förvärvas kan det resultera i att Saab får ta på sig ansvar för tidigare händelser. Därför är det viktigt att noggrant och snabbt utvärdera och hantera korruptions- och ryktesrisker vid fusioner och förvärv.
Koncernens M&A-funktion är ansvarig för att samordna och hantera Saabs fusioner och förvärv. Detta sker i enlighet med en process som är integrerad i Saabs Global Management System, och som innehåller detaljerade krav avseende due diligence-undersökningar, riskminskande aktiviteter och implementeringsprocesser. Risker som rör korruption och affärsetik är några av de risker som tas upp speciellt.
Samtliga M&A-transaktioner som innebär förvärv av aktier ska godkännas av Saabs styrelse.
Samriskföretag
Samriskföretag anses medföra en förhöjd nivå av tredjepartsrisk. De klassificeras därför som kategori 3 och omfattas av obligatoriska processer för hantering av korruptionsrisker.
Bildandet av ett samriskföretag föregås av en grundlig due diligence-undersökning för att kontrollera samriskföretagets integritet (inklusive dess partners och affärsmodell). Utredningen bedrivs i samarbete med centrala experter på efterlevnad.
Samriskföretag som är under Saabs ledning ska följa Saabs regler och procedurer för korruptionsförebyggande och liknande åtgärder. Samriskföretag som inte är under Saabs ledning ska skriva under Saabs uppförandekod för leverantörer eller förbinda sig att följa en motsvarighet till uppförandekodens grundprinciper. Avtal för samriskföretag ska omfatta effektiva åtgärder vid bristande efterlevnad av Saabs krav, till exempel en avtalsenlig rätt att säga upp avtalet om den bristande efterlevnaden är av väsentlig karaktär.